中國人如何學會開會

    ——召開一次成功會議的15條法則

    一、俗話說，“國民黨的稅多，共產(chǎn)黨的會多”，人人都討厭開會。其實，人們討厭的不是開會本身，而是討厭無聊的會議和無效果的會議。

    二、能夠用其它方式達到開會目的的，就用其它方式進行；不是重大問題的，不是有爭議問題的，能不開會就不要開會。

    三、中國人開會，主要有四個毛病：愛跑題、一言堂、無理爭論和沒結(jié)果。你說李連杰，他給你扯到薩達姆，你說銷售額如何才能提上去，他給你抱怨經(jīng)濟危機，總是回不到正題；還有，領(lǐng)導先上來給會議定調(diào)調(diào)，會議成了某些人的秀場，領(lǐng)導都先下了結(jié)論了，誰敢反對？另外，與會者往往邏輯性差，易激動，愛吵架，理性不足，感性有余；最后，我們的開會往往不了了之，成了參會者訴苦水、提抱怨的場所，會議變成了“牢騷會”。總結(jié)起來，就是三個問題在困擾著我們：會議的效率問題、民主問題和文明問題。

    四、要牢記：開會的目的就是為了分析問題和解決問題。要是開會沒結(jié)果，就不要開會。

    五、開會之前，參會者要明白開會的目的是什么？要達到哪些目標？每個人都要做到心中有數(shù)，必須帶著問題和一定的思考來開會而不是來湊熱鬧或現(xiàn)場拍腦袋。

    六、開會要有針對性。開會前要先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。越具體越好，一個會議解決一個問題。

    七、會議的組織者要做好開會前的準備工作：確定開會的時間、地點、參加人、場地、議題、誰來主持、誰來記錄、誰來監(jiān)督。

    八、主持人要負責會議開場。宣布開會制度和流程，分配發(fā)言權(quán)，維持秩序，但主持人不能一開始就做出會議結(jié)論，否則討論就沒有了必要。

    九、發(fā)言要講次序，一個一個來，不能七嘴八舌。發(fā)言前要先提示或得到主持人允許，發(fā)言要精神振作，別人發(fā)言的時候不能打斷。每人每次發(fā)言一般不超過3分鐘。

    十、討論問題時不能跑題。若發(fā)現(xiàn)跑題，主持人有責任打斷或拉回來。主持人打斷違規(guī)發(fā)言的人，被打斷的人應(yīng)當中止發(fā)言。如有人長篇大論，主持人要用適當?shù)挠哪�和技巧提醒�?/p>

    十一、為了避免爭吵，發(fā)言者要盡可能對著主持人說話。觀點不同者之間要避免直接面對面發(fā)言。發(fā)言人應(yīng)首先表明贊成或反對，然后說明理由。切忌不得進行人身攻擊，只能就事論事，要對事不對人。

    十二、警惕“搗亂分子”攪亂會議程序，對于敏感人員、敏感話題要在開會前與其先行個別溝通。

    十三、開會要有結(jié)果，就要有表決程序。為了防止參會者隨大流，這就要保護各個參會者的說話權(quán)利，包括意見占多數(shù)的人，也包括意見占少數(shù)的人。

    十四、開會要有結(jié)果，就要有會議落實。開會后要整理一份會議記錄發(fā)給每個與會者。誰來負責，誰來規(guī)范，誰來執(zhí)行，要責任到人，要有一個詳細的跟進計劃。十五、學會開會刻不容緩。一百年前，孫中山先生因痛感中國人缺乏組織習慣和團體生活，他認為要行使民權(quán)，必須從如何開會學起。為此，中山先生曾專門出版過一本《民權(quán)初步》，其內(nèi)容異彩紛呈，政治生活可用，商業(yè)活動、日常生活何嘗不能借鑒？

    附：《羅伯特議事規(guī)則》的幾條原則

    第一條：主席必須中立和公正，只能維護程序，不能提議，也不能對任何議題發(fā)表評論，在多數(shù)情況下也不參加表決。(筆者注：所以會議主席未必就是“領(lǐng)導”，這是和我們國情不同的地方）

    第二條：提議人要明確表達自己的行動建議，提案最好是書面，而且只能包含解決方案。（筆者建議與會者都應(yīng)該在會前準備這樣一個書面的“議案”）

    第三條:在任何一個時刻，只能有一個議題。（筆者認為，議題一定要明確和細化，切忌泛泛）

    第四條：提議人在辯論的一開始有發(fā)言優(yōu)先權(quán)。對于幾乎同時舉手喊主席的情況，沒有發(fā)過言的優(yōu)先于已經(jīng)發(fā)過言的。

    第五條：應(yīng)該讓意見相反的兩方輪流發(fā)言。

    第六條：每個人每次發(fā)言的時間長度有限制，超時由主席打斷。每個人對每個議題發(fā)言的次數(shù)也有限制，到了限制主席就不能再準許其發(fā)言。

    第七條：有過半數(shù)才是通過，平局等于沒通過。